Có lẽ Excel là một trong những phần mềm được GV sử dụng phổ biến. Nếu chỉ dùng Excel để lập các danh sách đơn giản để in ra thì chỉ cần những kiến thức cơ bản về Excel là đủ. Tuy nhiên, đôi khi GV cũng cần dùng Excel để làm 1 số công việc phức tạp hơn (như tính điểm, xếp loại,...). Khi đó, nếu có thêm một số kinh nghiệm nho nhỏ thì công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn. Do đó, mình lập ra chủ đề này nhằm chia sẻ một số những kinh nghiệm nho nhỏ mà mình tích lũy được trong quá trình ... học hỏi người khác. Những kinh nghiệm này thường không có trong các giáo trình Excel Đánh số thứ tự Trong các danh sách thì bao giờ cũng phải có cột số thứ tự. Để đánh số thứ tự thì có nhiều cách, cách nào cũng có những ưu nhược điểm của nó. Mình xin chia sẻ một số cách mà mình biết. Giả sử ta cần đánh số thứ tự bắt đầu từ 1 từ ô A2 đến ô A11 Cách 1 : đây là cách mà các tài liệu Excel hướng dẫn.
Gõ số 1 (là số thứ tự đầu tiên) vào ô A2.
Click vào ô A2 để chọn lại nó.
Dùng chuột kéo góc dưới bên phải của ô để bôi đen hết vùng A2:A11.
Nhấn và giữ phím Ctrl rồi nhả nút chuột ra (nếu không nhấn và giữ phím Ctrl là thao tác Copy)
Ưu điểm : đơn giản, dễ thực hiện. Nhược điểm : STT tạo ra có tính tĩnh. Khi ta xóa hàng, thêm hàng, thay đổi giá trị khởi đầu thì phải thao tác lại. Cách 2 :
Gõ số 1 (là số thứ tự đầu tiên) vào ô A2.
Tại ô A3 gõ vào công thức =A2+1
Copy công thức này đến các ô còn lại.
Ưu điểm : khi cần thay đổi giá trị khởi đầu thì ta chỉ việc gõ vào ô A2; khi chèn thêm hàng thì chỉ cần copy công thức đến ô vừa chèn và ô ngay sau nó. Nhược điểm : khi xóa 1 ô (bằng phím Delete) thì ô dưới nó sẽ trở lại giá trị 1. Còn nếu xóa cả hàng thì sẽ phát sinh lỗi “Ref!” Cách 3 :
Tại ô A2 gõ vào công thức =ROW()-ROW(A$1)
Copy công thức này đến các ô còn lại.
Ưu điểm : khi chèn hay xóa hàng thì số thứ tự không thay đổi. Nhược điểm : khi cần thay đổi giá trị khởi đầu thì phải viết lại công thức.
Bổ sung thêm một cách khác: Cột A là thứ tự, cột B là họ tên ta nhập công thức sau: - Ở cột A2 ta nhập công thức: if(B2="","",1) - Ở cột A3 ta nhập công thức: if(B3="","",$A2+1) và sau đó coppy công thức cho các ô còn lại. Ưu điểm: Khi nhập học và tên vào thì số thứ tự mới hiện ra. Nhược điểm: Khi xóa phải coppy công thức lại.
Cách khác nữa: Cột A là thứ tự, cột B là họ tên ta nhập công thức sau: - Ở cột A9 ta nhập công thức: =IF(B9="","",MAX(A$8:A8)+1) - Sau đó coppy công thức cho các ô còn lại. Ưu điểm: Khi nhập học và tên vào thì số thứ tự mới hiện ra và khi xóa tên trong danh sách ta không cần coppy lại công thức Nhược điểm: Khi chèn thêm tên phải coppy công thức lại.
Chuyển cột thành hàng Giả sử ta có vùng dữ liệu dạng cột ở A2:A10, ta cần chuyển các giá trị ở vùng này sang dạng hàng, bắt đầu từ ô B1 (đến ô J1) Cách 1 : đây là cách mà các tài liệu Excel thường hướng dẫn.
Bôi đen vùng A2:A10.
Vào menu Edit, chọn Copy (hoặc nhấn Ctrl+C, hoặc click nút Copy)
Chọn ô B1
Vào menu Edit, chọn Paste Special…
Trong hộp thoại Paste Special, đánh dấu chọn vào ô Transpose, rồi chọn OK.
Ưu điểm : đơn giản, dễ thực hiện. Nhược điểm : dữ liệu tạo ra có tính tĩnh. Khi ta xóa hàng, thêm hàng, thay đổi giá trị khởi đầu thì phải thao tác lại. Cách 2 :
Bôi đen vùng B1:J1
Gõ vào công thức =TRANSPOSE(A2:A10)
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter (để tạo công thức mảng).
Ưu điểm : khi thay đổi các giá trị trong vùng A2:A10 thì ở vùng B1:J1 sẽ thay đổi tương ứng. Nhược điểm : khi muốn thêm hàng hay bớt hàng thì phải xóa công thức mảng (bôi đen hết vùng B1: